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Gastbeitrag: Office - Word, Excel und Co.

Kosten sparen im Büro

Tanja34.gast_autor / 11 Antworten / Flachansicht Nickles
(Foto: Pixabay)

Nicht erst seit der Corona-Krise sind Unternehmen stetig bemüht, Einsparungen vorzunehmen. Sparmaßnahmen sorgen dafür, dass Gewinne maximiert, mehr Liquidität erarbeitet und neue Maßnahmen ergriffen werden können, um das Wachstum der Firma zu gewährleisten. "Kosten einzusparen" hört sich oftmals recht drastisch an.

Doch es gibt einfache Mittel, mit denen Unternehmen am Jahresende große Summen mehr auf dem Konto aufweisen können. Wie dies gelingt, erfahren Sie im Folgenden.

Druckkosten reduzieren 

Immer mehr erarbeiten Unternehmen das Paperless Office. Ein Büro, das frei von gedruckten Dokumenten und Formularen funktioniert, ist hierbei das Ziel. Diesem kommen Sie schrittweise näher, indem Sie die gängigen Formulare in einer digitalen Version übertragen. Mittels der Formatierung in Pdf lassen sich bereits heute viel Druckkosten einsparen. Hierzu gehören Gelder für das Papier, den Toner aber auch für das Gerät selbst. Doch leider ist es nicht immer möglich, vollkommen auf das Ausdrucken zu verzichten.

Die Experten rund um Julian Zweers von Tonerpartner.de haben dies bereits erkannt: Tonerpatronen müssen nicht immer überteuert sein. Schließlich zahlen die meisten Firmen lediglich für den Namen des Tonerherstellers. Günstige Alternativen bieten meist eine vergleichbare Druckqualität zu deutlich geringeren Preisen. Stöbern Sie durch den Onlineshop. Auf der Suche nach Ihrer passenden Tonerpatrone werden Sie sicherlich fündig und machen somit das Drucken im Büro zu einer Einsparstelle für immense Kosten. 

Büromaterialien und Mengenrabatte

Wenn Sie Büromaterialien wie Tonerpatronen, Blöcke, Stifte oder Aktenordner kaufen, gilt es Sammelbestellungen aufzunehmen. Wer bares Geld einsparen will, bestellt nicht immer wieder eine kleine Menge, sondern in geregelten Abständen große Stückzahlen. Dies macht es möglich, beim Lieferanten einen Mengenrabatt zu bekommen. Eventuell bietet sich Ihnen die Gelegenheit, eine Bestellgemeinschaft mit anderen Firmen aufzubauen.
Um die Koordination der Bestellungen zu meistern, kann eine gemeinsam genutzte Sammelstelle eingeführt werden. Hierfür biete sich eine Cloud an, auf welche Sie sowie die anderen Ausführenden der beteiligten Firmen Zugriff erlangen. In eine r einfachen Kalkulation trägt jede Firma den Bedarf bis zur nächsten Bestellung ein. Die Summe der bestellten Büroartikel kann somit deutlich erhöht und ein Rabatt erteilt werden. 

Heizen in geregelten Maßen 

Energiekosten sind jedermann bekannt. Zuhause wird akribisch auf hochwertige Baustoffe mit Wärmedämmfunktion sowie geringen Wärmeverlustwerten geachtet. Doch in der Firma vergessen die meisten Mitarbeitenden leider, dass auch hier jedes Grad Celsius mehr Energieverbrauch bedeutet. Ein Ersparnispotenzial findet sich daher in der Beheizung von Büroräumen. Sicherlich sollten die Angestellten in den kalten Wintermonaten die Heizung aufdrehen.

Doch es gilt darauf zu achten, dass diese beim Verlassen des letzten Mitarbeiters, unbedingt wieder nach unten reguliert wird. Ein großes Schild am Ausgang der Büroräume sorgt dafür, dass die Energieersparnis präsent bleibt. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Fenster geschlossen bleiben, wenn geheizt wird. Denn durch offene Fenster strömt die frisch erzeugte, kostenintensive Energie ungehindert ins Freie. Empfehlen Sie den Mitarbeitenden Stoßlüftungen. In regelmäßigen Abständen sorgen sie somit für frische Luft im Büro und einen vergleichsweise geringen Wärmeverlust.

Nicht in den Standby-Modus gehen

Viele Arbeitende empfinden es als störend, den Computer nach der Arbeit herunterzufahren. Am Morgen dauert es meist mehrere Minuten, bis das Gert mit all seinen Funktionen in hochgefahren ist. Daher wird der Laptop oder der feststehende Rechner in den Stand-by-Modus gefahren. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitenden, dass dies zu einer immensen Kostenerhöhung führt. Denn im Stand-by Modus ziehen die Geräte weiterhin große Mengen Strom, die sich am Jahresende klar und deutlich auf der Abrechnung niederschlagen.

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