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Gastbeitrag: Office - Word, Excel und Co.

Kosten sparen im Büro

Tanja34.gast_autor / 11 Antworten / Baumansicht Nickles
(Foto: Pixabay)

Nicht erst seit der Corona-Krise sind Unternehmen stetig bemüht, Einsparungen vorzunehmen. Sparmaßnahmen sorgen dafür, dass Gewinne maximiert, mehr Liquidität erarbeitet und neue Maßnahmen ergriffen werden können, um das Wachstum der Firma zu gewährleisten. "Kosten einzusparen" hört sich oftmals recht drastisch an.

Doch es gibt einfache Mittel, mit denen Unternehmen am Jahresende große Summen mehr auf dem Konto aufweisen können. Wie dies gelingt, erfahren Sie im Folgenden.

Druckkosten reduzieren 

Immer mehr erarbeiten Unternehmen das Paperless Office. Ein Büro, das frei von gedruckten Dokumenten und Formularen funktioniert, ist hierbei das Ziel. Diesem kommen Sie schrittweise näher, indem Sie die gängigen Formulare in einer digitalen Version übertragen. Mittels der Formatierung in Pdf lassen sich bereits heute viel Druckkosten einsparen. Hierzu gehören Gelder für das Papier, den Toner aber auch für das Gerät selbst. Doch leider ist es nicht immer möglich, vollkommen auf das Ausdrucken zu verzichten.

Die Experten rund um Julian Zweers von Tonerpartner.de haben dies bereits erkannt: Tonerpatronen müssen nicht immer überteuert sein. Schließlich zahlen die meisten Firmen lediglich für den Namen des Tonerherstellers. Günstige Alternativen bieten meist eine vergleichbare Druckqualität zu deutlich geringeren Preisen. Stöbern Sie durch den Onlineshop. Auf der Suche nach Ihrer passenden Tonerpatrone werden Sie sicherlich fündig und machen somit das Drucken im Büro zu einer Einsparstelle für immense Kosten. 

Büromaterialien und Mengenrabatte

Wenn Sie Büromaterialien wie Tonerpatronen, Blöcke, Stifte oder Aktenordner kaufen, gilt es Sammelbestellungen aufzunehmen. Wer bares Geld einsparen will, bestellt nicht immer wieder eine kleine Menge, sondern in geregelten Abständen große Stückzahlen. Dies macht es möglich, beim Lieferanten einen Mengenrabatt zu bekommen. Eventuell bietet sich Ihnen die Gelegenheit, eine Bestellgemeinschaft mit anderen Firmen aufzubauen.
Um die Koordination der Bestellungen zu meistern, kann eine gemeinsam genutzte Sammelstelle eingeführt werden. Hierfür biete sich eine Cloud an, auf welche Sie sowie die anderen Ausführenden der beteiligten Firmen Zugriff erlangen. In eine r einfachen Kalkulation trägt jede Firma den Bedarf bis zur nächsten Bestellung ein. Die Summe der bestellten Büroartikel kann somit deutlich erhöht und ein Rabatt erteilt werden. 

Heizen in geregelten Maßen 

Energiekosten sind jedermann bekannt. Zuhause wird akribisch auf hochwertige Baustoffe mit Wärmedämmfunktion sowie geringen Wärmeverlustwerten geachtet. Doch in der Firma vergessen die meisten Mitarbeitenden leider, dass auch hier jedes Grad Celsius mehr Energieverbrauch bedeutet. Ein Ersparnispotenzial findet sich daher in der Beheizung von Büroräumen. Sicherlich sollten die Angestellten in den kalten Wintermonaten die Heizung aufdrehen.

Doch es gilt darauf zu achten, dass diese beim Verlassen des letzten Mitarbeiters, unbedingt wieder nach unten reguliert wird. Ein großes Schild am Ausgang der Büroräume sorgt dafür, dass die Energieersparnis präsent bleibt. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Fenster geschlossen bleiben, wenn geheizt wird. Denn durch offene Fenster strömt die frisch erzeugte, kostenintensive Energie ungehindert ins Freie. Empfehlen Sie den Mitarbeitenden Stoßlüftungen. In regelmäßigen Abständen sorgen sie somit für frische Luft im Büro und einen vergleichsweise geringen Wärmeverlust.

Nicht in den Standby-Modus gehen

Viele Arbeitende empfinden es als störend, den Computer nach der Arbeit herunterzufahren. Am Morgen dauert es meist mehrere Minuten, bis das Gert mit all seinen Funktionen in hochgefahren ist. Daher wird der Laptop oder der feststehende Rechner in den Stand-by-Modus gefahren. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitenden, dass dies zu einer immensen Kostenerhöhung führt. Denn im Stand-by Modus ziehen die Geräte weiterhin große Mengen Strom, die sich am Jahresende klar und deutlich auf der Abrechnung niederschlagen.

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mumpel1 Tanja34.gast_autor

„Kosten sparen im Büro“

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Diese Thema ist uralt, das wurde auch hier schon bis zur Erschöpfung durchdiskutiert. Das papierlose Büro setzt sich in DE nicht durch, dafür sorgt schon unsere Bürokratie und die Kosten tun ihr übriges.

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mawe2 mumpel1

„Diese Thema ist uralt, das wurde auch hier schon bis zur Erschöpfung durchdiskutiert. Das papierlose Büro setzt sich in ...“

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Das papierlose Büro setzt sich in DE nicht durch

Es könnte aber durchaus sein, dass das jetzt (angesichts der Erfahrungen mit HomeOffice im großen Stil) anders werden wird.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
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mumpel1 mawe2

„Es könnte aber durchaus sein, dass das jetzt angesichts der Erfahrungen mit HomeOffice im großen Stil anders werden wird.“

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Das bezweifle ich. Sobald die Corona-Krise vorbei ist geht alles so weiter wie bisher.

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hatterchen1 mumpel1

„Das bezweifle ich. Sobald die Corona-Krise vorbei ist geht alles so weiter wie bisher.“

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Sobald die Corona-Krise vorbei ist

???

Nie!

Gestottertes Wissen ist besser als eloquente Dummheit. Marcus Tullius Cicero (106 - 43 v.Chr.Rom) Staatsmann und Philosoph
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PaoloP Tanja34.gast_autor

„Kosten sparen im Büro“

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Off Topic:

Ich hatte heute beim Mittagessen die Gelegenheit 2 Angestellte einer Fitness Studio Kette zu belauschen die darüber schwadronierten was ihre Firma gerade an Geld macht weil die Studios alle zu sind und wohl viele Mitarbeiter vor Ort nicht festangestellt sind und keine Wartungs/Reinigungs/Stromkosten anfallen und das die Firma jetzt aber erstmal die Miete stundet weil da vielleicht später durch staatliche Hilfe was geht und es so oder so ein zinsfreier Kredit ist.

Mir ist beinahe das Essen vergangen.
Aber es gibt Profiteure. Wen wunderts.



Jedes mal wenn jemand "Cloud" sagt, verliert ein Engel seine Flügel.
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Borlander Tanja34.gast_autor

„Kosten sparen im Büro“

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Nicht in den Standby-Modus gehen Viele Arbeitende empfinden es als störend, den Computer nach der Arbeit herunterzufahren. Am Morgen dauert es meist mehrere Minuten, bis das Gert mit all seinen Funktionen in hochgefahren ist. Daher wird der Laptop oder der feststehende Rechner in den Stand-by-Modus gefahren. Erläutern Sie Ihren Mitarbeitenden, dass dies zu einer immensen Kostenerhöhung führt. Denn im Stand-by Modus ziehen die Geräte weiterhin große Mengen Strom, die sich am Jahresende klar und deutlich auf der Abrechnung niederschlagen.

Beim Büro-Computer kann man mit 24h/d*365d/a - 8h*220d/a = 7000h/a rechnen. Moderne Desktopsysteme verbraten im Suspend-to-RAM ist mit 1-2W. D.h.: Wir haben 7-14kWh/a und somit (bei großzügig angenommenen 0,35EUR/kWh) Kosten von unter 5 EUR/(MA*a)

Bei aktuellem Mindestlohn von 9,35 EUR/a. (das Unternehmen zahlt also mindestens 12 EUR/a) entspricht das einem Gegenwert von 25 Minuten Arbeitszeit, oder 6,8 Sekunden/Arbeitstag.

Wird nur 1-3 Minuten täglich aufs Hochfahren gewartet, dann kostet das etwa 4-11 Stunden (=48-132EUR, oder falls man mal 60EUR/h ansetzt schon 240-660EUR) pro Jahr.

Da Spart also also eher negativ…

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mawe2 Borlander

„Beim Büro-Computer kann man mit 24h/d 365d/a - 8h 220d/a 7000h/a rechnen. Moderne Desktopsysteme verbraten im ...“

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Das hast Du schön berechnet! :-)

(Du weißt schon, dass Antworten auf diese Gastbeiträge hier eigentlich unerwünscht sind?)

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
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einfachnixlos1 Borlander

„Beim Büro-Computer kann man mit 24h/d 365d/a - 8h 220d/a 7000h/a rechnen. Moderne Desktopsysteme verbraten im ...“

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Mindestlohn von 9,35 EUR/a

Bisserl wenig finde ich Unentschlossen.

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Borlander einfachnixlos1

„Bisserl wenig finde ich .“

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Bisserl wenig finde ich .

Also wenn man den Betrag zu Grund legen würde dann wäre, dann würde man wohl tatsächlich sparen :-) Sollte aber eigentlich /h heißen.

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mumpel1 Borlander

„Beim Büro-Computer kann man mit 24h/d 365d/a - 8h 220d/a 7000h/a rechnen. Moderne Desktopsysteme verbraten im ...“

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Da Spart also also eher negativ…

Gibt aber Pluspunkte bei der Umweltbilanz. Zwinkernd

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Borlander mumpel1

„Gibt aber Pluspunkte bei der Umweltbilanz.“

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Gibt aber Pluspunkte bei der Umweltbilanz.

Nicht zwingend: Wenn die Alternativ so aussieht dass das System insgesamt länger regulär läuft, dann kann der Verzicht auf Suspend-To-RAM sogar in einem insgesamt erhöhtem Stromverbrauch resultieren. Müsste ich jedes mal komplett neu starten, dann würde ich Systeme wohl eher durchlaufen lassen. Vor allem wenn es "nur" ein paar Stunden geht.

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