Gastbeitrag: Office - Word, Excel und Co.
Innovationen sind heute eine der Voraussetzungen für die Geschäftsentwicklung. In erster Linie helfen digitale Lösungen, Kosten zu senken und die für das Wachstum von Unternehmen erforderlichen finanziellen Ressourcen freizusetzen.
Das Minimum, das ein Unternehmen tun kann, um seine Arbeit zu optimieren und erhebliche Mittel einzusparen, ist der Verzicht auf Papier und der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement, zu dem auch solche digitale Rechnungsgeneratoren wie Invoice Simple gehören. Darüber hinaus hilft das sogenannte "papierlose Büro" („paperless office“) bei der Lösung globaler Umweltprobleme. So optimieren Unternehmen mithilfe des elektronischen Dokumentenmanagements ihre eigene Arbeit und werden sozial verantwortlich.
Außerdem ist die Nutzung von internen elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) durch das Unternehmen gesetzlich nicht geregelt. Dies gibt ihm mehr Möglichkeiten und Werkzeuge zur Automatisierung interner Prozesse.
Was bedeutet die Einführung von EDMS für Unternehmen? Dies ist die erste Frage, die von Unternehmen gestellt wird, die über die Umstellung auf den internen papierlosen Dokumentenverkehr nachdenken. Außer der sozialen Verantwortung ermöglicht der papierlose Dokumentenverkehr dem Unternehmen Folgendes:
1. Beschleunigung von Geschäftsprozessen
Die Erfahrung bei der Einführung von EDMS in verschiedenen Unternehmen zeigt, dass nur in Teil der internen Prozesse des Unternehmens reguliert ist. Der Grund dafür ist die menschliche Kommunikation. Die Mitarbeiter lösen Probleme und Unstimmigkeiten, Unklarheiten und Ungenauigkeiten in Bezug auf die internen Prozesse des Unternehmens durch menschliche Kommunikation, die ihre Umsetzung verzögern können. Automatisierte Systeme können nicht mit Menschen kommunizieren. Daher werden bei der Einführung von EDMS alle Prozesse geregelt. Dies wiederum trägt zur Verbesserung der Effizienz des Unternehmens bei, wodurch alle Prozesse erheblich beschleunigt und ein hohes Maß an Kontrolle gewährleistet werden kann.
Nach unseren Berechnungen spart EDMS 85% der Arbeitszeit von Mitarbeitern des Unternehmens, die sie zuvor für die Arbeit mit Dokumenten aufgewendet haben. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem reduziert die Zeit, die die Mitarbeiter für das Erstellen, Genehmigen und Suchen von Dokumenten benötigen. In dieser Hinsicht haben sie viel mehr Zeit, um ihre Schlüsselfunktionen auszuführen.
2. Dokumentenverlust verhindern
Ein weiterer wichtiger Vorteil von EDMS ist eine Garantie gegen den Verlust von Dokumenten. Das EDMS stellt ein elektronisches Repository bereit, in dem eine automatische Suche nach Dokumenten durchgeführt wird. Die Suchfunktion kann auch im Internet-Suchmodus ausgeführt werden.
3. Automatische Leistungsüberwachung
Mit Hilfe von EDMS ist es möglich, den Status der Aufgaben, den Stand der Koordination von Dokumenten und andere Prozesse zu verfolgen. Die automatische Leistungsüberwachung ist ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der Effizienz eines Unternehmens. Der Punkt ist, dass es dank EDMS nicht nur möglich ist, den Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen, sondern auch deren Ausführung zu kontrollieren. Zu diesem Zweck werden im EDMS durch eine spezielle Regelung der Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe, der Speicherort der Dokumente und andere Parameter festgelegt. Vorschriften zur Ausführung von Aufgaben werden im System selbst erstellt und automatisch gesteuert. Auf solche Weise können Sie mit EDMS alle Phasen der Implementierung von Geschäftsprozessen schnell überwachen, sodass die Aktivitäten des Unternehmens transparent und kontrolliert werden.
4. Cloud-Speicher für universellen Zugriff
EDMS ermöglicht es, alle Informationen im Cloud-Speicher abzulegen und so jederzeit und von jedem Ort und jedem Endgerät aus darauf zuzugreifen. Außerdem können Dokumente mit Hilfe von einer digitalen Signatur koordiniert werden.
5. Reduzierung von Betriebskosten
Die Einführung von EDMS reduziert die Betriebskosten des Unternehmens. Elektronische Dokumente müssen nicht gedruckt, physisch geliefert und irgendwo gespeichert werden. All dies kann online in elektronischer Form erfolgen. Nach unseren Berechnungen führt die Einführung der EDMS zu einer Einsparung von bis zu 90% der Betriebskosten des Unternehmens im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Dokumenten. Aber man muss gestehen, dass die Optimierung unternehmensinterner Prozesse wiederum häufig zum Abbau von Positionen im Unternehmen und zur Entlassung von Mitarbeitern führt. In dieser Hinsicht ist die Optimierung für Unternehmen oft ein mühsamer, wenn auch wirksamer Prozess.
