Office - Word, Excel und Co. 9.519 Themen, 38.848 Beiträge

Gastbeitrag: Office - Word, Excel und Co.

Der Weg zum papierlosen Büro

Eugen909.gast_autor / 16 Antworten / Baumansicht Nickles
(Foto: Pixabay)

Der Weg zum papierlosen Büro führt über das Dokumentenmanagement. Ein in die innerbetriebliche Organisation eingebettetes Dokumentenmanagement leistet wertvolle Unterstützung bei der Kategorisierung, Bearbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten.

Aktuell werden wichtige Dokumente nach wie vor ausgedruckt, sagt Druckerexperte printer4you.com. Auch wenn viele Unternehmen sich das papierlose Büro zum Ziel gesetzt haben, ist der Weg dahin noch weit. Wir haben die Trends im Dokumentenmanagement 2019 für Sie zusammengefasst.

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Der Begriff umfasst die softwareunterstützte Verwaltung elektronisch erstellter Dokumente sowie digitalisierter, ehemals papiergebundener Schriftstücke. Dabei beinhaltet das Dokumentenmanagement vielfältige Aufgabenbereiche. Von der Kategorisierung von Dokumenten über die Bearbeitung und revisionssichere Archivierung von Geschäftsunterlagen bis zur Optimierung von Ablage- und Zugriffstrukturen. Im Zuge der allgemein fortschreitenden Digitalisierung sind datenbankgestützte Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) derzeit auf dem Vormarsch. Sie helfen dabei, das Einscannen, Auffinden, Bearbeiten und Aufbewahren von Dokumenten zu erleichtern sowie den Umgang mit Schriftstücken aller Art besser zu organisieren.

 Ein fundiertes Dokumentenmanagement-System darf in keinem Unternehmen fehlen und sorgt dafür, dass Probleme mit USB-Sticks und externen Speichermedien bald der Vergangenheit angehören. Vom Dokumentenmanagement-System ist das sogenannte Enterprise-Content-Management System (ECM) abzugrenzen. Auf den ersten Blick ähnlich wie ein DMS strukturiert, steht bei einem ECM jedoch nicht der gesamte operative Dokumenten-Zyklus, sondern lediglich die unternehmensweite Dokumentenverwaltung aus organisatorischer Sicht im Mittelpunkt. 

Diese Trends sind 2019 im Dokumentenmanagement zu erwarten

Hier ein kurzer Überblick über jene Trends, welche uns 2019 im Dokumentenmanagement erwarten.

Mobiles Arbeiten durch flexible Endgeräte

Standortunabhängig beruflich tätig zu sein, gewinnt zunehmend an Bedeutung, zudem arbeiten Anwender in Unternehmen aufgrund zahlreicher "BYOD"-Initiativen (BYOD, engl.: bring your own device, - verwende dein eigenes Gerät) mit oft unterschiedlichen mobilen Endgeräten. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass zeitgemäße ECM/DMS-Lösungen plattformunabhängig zur Verfügung stehen und praktisch auf jeder Hardware bzw. jedem Mobilgerät laufen. Typischerweise sind derartige Client-Anwendungen modular aufgebaut, in HTML5 und JavaScript erstellt und passen sich im Wege eines responsiven Designs den jeweiligen Endstufengeräten flexibel an.

Integration und Homogenität durch flexible Schnittstellen

Anbieter von Content Service- bzw. DMS/ECM-Plattformen werden sich hinsichtlich deren Kompatibilität mit Cloud- oder On-Premise-Softwareanwendungen in Zukunft stetig steigenden Anforderungen gegenübersehen. Gefragt sind dabei praxisbewährte, fehlertolerante und nicht system- oder programmiersprachengebundene Schnittstellen, welche hinsichtlich ihrer technischen Spezifikationen für eine Kommunikation mit ECM/DMS-Lösungen geeignet sind.

Moderne Clientanwendungen im Content Service Bereich sollten daher über eine Anzahl an API-Calls und offener Interfaces verfügen, welche diese Anforderungen erfüllen. Denn solcherart standardisierte Schnittstellen sorgen nicht nur für eine reibungslose Integration von ECM/DMS-Lösungen in unterschiedliche IT-Environments, sie bieten auch eine hohe Sicherheit für diesbezüglich getätigte Investitionen.

Micro-Dienste

Micro-Dienste (auch Microservices genannt) besitzen aufgrund ihrer Flexibilität, Stabilität sowie ihres modular erweiterbaren Aufbaus für die Entwicklung hoch skalierbarer und leistungsstarker ECM-Applikationen und DMS-Datenbanken großes Potential. Ihre Softwarearchitektur ermöglicht die Erstellung komplexer Anwendungsprogramme mittels eigenständiger, meist agiler Entwicklungsprozesse, welche untereinander über für alle Programmcodes offene Software-Schnittstellen kommunizieren.

Microservices werden den Anforderungen moderner Cloud-Anwendungen gerecht und ermöglichen gleichzeitig einen unkomplizierten Umstieg auf derartige Technologien. Software-Teams können unabhängig voneinander arbeiten, da Micro-Dienste aufgrund ihres geringen Umfangs und ihrer Übersichtlichkeit getrennt voneinander weiterentwickelt werden können. Dies ermöglicht eine hohe Skalierbarkeit agiler SW-Entwicklungsprozesse bei minimalem Organisations-, Kosten- und Kommunikationsaufwand.

Compliance des Dokumentenmanagements mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung

An der Tatsache, dass bei sämtlichen Tätigkeiten im Rahmen einer Offline- oder Online-Dokumentenverwaltung deren Übereinstimmung (Compliance) mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stets höchste Priorität hat, wird sich auch 2019 nichts ändern. Daher besteht eine der Hauptanforderungen an Content-Service Dienstleister sowie ECM- und DMS-Systeme darin, Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bestmöglich zu unterstützen.

So sind seitens der Anbieter von Dokumentenverwaltungssystemen applikationsseitig Strukturen zu schaffen, die eine rasche und einfache Bearbeitung von Berichtigungen, Löschungen (Recht des Nutzers auf "Vergessenwerden") sowie auskunftsrechtlichen Belangen ermöglichen. Um bei derartigen Vorhaben strikte DSGVO-Konformität zu wahren, bedarf es neben der entsprechenden Software stets einer adäquaten Konfiguration sowie einer umfassenden Verfahrensdokumentation.

bei Antwort benachrichtigen
mumpel1 Eugen909.gast_autor

„Der Weg zum papierlosen Büro“

Optionen

Es nützt nicht viel wenn nicht alles zusammenpasst. Man kann zwar Papierdokumente digitalisieren. Das alleine nützt aber nichts wenn nicht auch z.B. die Unterschriften vollelektronisch getätigt werden können und diese immer rechtsverbindlich sind. Vieles muss immernoch handschriftlich unterschrieben werden. Also digital ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben und dann unterschrieben wieder digitalisieren. Das ist nicht gerade effektiv und kosten mehr Zeit als händisch auszufüllen und zu unterschreiben und erst zum Schluß zu digitalisieren. Für Desktop-PC gibt es Signaturpads, Signatursoftware und andere Signaturgeräte, für mobile Geräte gibt es das bis heute nicht. Und der ePA ist wertlos, da es nur eine Handvoll Nutzungsmöglichkeiten gibt, ein digitales Zertifikat gibt es schon lange nicht mehr (der Dienst "SignMe" und die SignMe-Zertifikate wurden eingestellt). Vieles kann man digital machen, aber noch lange nicht alles. Und für Privatanwender "zu teuer" und damit nicht refinanzierbar.

Und was die "Micro-Services" betrifft. Das kommt für mich nicht in Frage. Die Wolkenwelt kann mir gestohlen bleiben. Zumindest solange bis es eine 100%-ige Sicherheit gibt.

bei Antwort benachrichtigen
mawe2 mumpel1

„Es nützt nicht viel wenn nicht alles zusammenpasst. Man kann zwar Papierdokumente digitalisieren. Das alleine nützt aber ...“

Optionen

Der überwiegende Anteil von Papierdokumenten in (öffentlichen) Verwaltungen hat aber mit Unterschriften nichts zu tun. Da kann man dann durchaus sehr bequem auf ein papierloses (oder eben papierarmes) Büro umstellen.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
bei Antwort benachrichtigen
mumpel1 mawe2

„Der überwiegende Anteil von Papierdokumenten in öffentlichen Verwaltungen hat aber mit Unterschriften nichts zu tun. Da ...“

Optionen

Unsere Bürokratie doch nicht. Die fühlt sich ohne Akten nicht wohl. Lachend

bei Antwort benachrichtigen
winnigorny1 mumpel1

„Es nützt nicht viel wenn nicht alles zusammenpasst. Man kann zwar Papierdokumente digitalisieren. Das alleine nützt aber ...“

Optionen
Zumindest solange bis es eine 100%-ige Sicherheit gibt.

... Also nie, denn nur eines ist 100%ig sicher: Eine 100%ige Sicherheit wird es niemals geben.

Grüße aus Hamburg, Winni - https://www.das-bumerang-projekt.de
bei Antwort benachrichtigen
violetta7388 Eugen909.gast_autor

„Der Weg zum papierlosen Büro“

Optionen

Hallo Eugen909, hallo Forum,

alles ist nur ein frommer Wunsch!

Als vor Jahrzehnten die EDV in die Betriebe eingeführt wurde, sprach Gott und die Welt vom papierlosen Büro. Nichts davon ist wahr geworden, bis heute! Ganz im Gegenteil, der Papierverbrauch ist bis heute weiter angestiegen!

Aus meiner Sicht wird es auf Sicht auch weiterhin so bleiben, da nur ein papierener Nachweis in der (Geschäfts-)Welt ausreicht, um sein Recht sicher durchzusetzen.

MfG.

violetta

bei Antwort benachrichtigen
Alekom violetta7388

„Hallo Eugen909, hallo Forum, alles ist nur ein frommer Wunsch! Als vor Jahrzehnten die EDV in die Betriebe eingeführt ...“

Optionen

wir müssen immer die aktenordner vom büro in das kellerlager transportieren.

7 jahre aufbewahrungspflicht wegen dem finanzamt.

Alles hat seinen Sinn, auch das scheinbar Sinnlose, denn es gibt nichts ohne Sinn.
bei Antwort benachrichtigen
mumpel1 Alekom

„wir müssen immer die aktenordner vom büro in das kellerlager transportieren. 7 jahre aufbewahrungspflicht wegen dem finanzamt.“

Optionen

Mit dem richtigen digitalen System könnte man das aktualisieren. Mein Arbeitgeber arbeitet bereits daran alles zu digitalisieren, inklusive Unterschrift unter dem Mitarbeitergespräch.

bei Antwort benachrichtigen
Alekom mumpel1

„Mit dem richtigen digitalen System könnte man das aktualisieren. Mein Arbeitgeber arbeitet bereits daran alles zu ...“

Optionen

ja möglich, aber das finanzamt will papier-unterlagen

Alles hat seinen Sinn, auch das scheinbar Sinnlose, denn es gibt nichts ohne Sinn.
bei Antwort benachrichtigen
mawe2 Alekom

„ja möglich, aber das finanzamt will papier-unterlagen“

Optionen
ja möglich, aber das finanzamt will papier-unterlagen

In Deutschland ist der Versand und die Annhamen von elektronischen Rechnungen (z.B. als PDF) schon lange vom Finanzamt akzeptiert. Dafür muss man dann auch die PDF archivieren. Ein Papierausdruck bringt in diesem Fall gar nichts...

Rechnungen, die auf Papier ankommen, müssen natürlich auch auf Papier archiviert werden. Aber das muss man dann eben mit den Lieferanten klären, dass sie diese Rechnungen zukünftig elektronisch zusenden.

Die meisten Steuerklärungen werden heutzutage elektronisch gemacht. Da gibt's auch kein Papier mehr, das man archivieren könnte...

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
bei Antwort benachrichtigen
mumpel1 mawe2

„In Deutschland ist der Versand und die Annhamen von elektronischen Rechnungen z.B. als PDF schon lange vom Finanzamt ...“

Optionen

Bei der "Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten" (KVB) z.B. muss man alles per Post einreichen. Das Unverständliche dabei ist dass die Post durch eine Digitalisierungsstraße läuft und die Post am  Ende der Digitalisierungstraße vernichtet wird. Da stellt sich mir die Frage weshalb man nicht gleich digitialisiert einreichen kann/darf.

bei Antwort benachrichtigen
mawe2 mumpel1

„Bei der Krankenversorgung der Bundesbahnbeamten KVB z.B. muss man alles per Post einreichen. Das Unverständliche dabei ist ...“

Optionen
Da stellt sich mir die Frage weshalb man nicht gleich digitialisiert einreichen kann/darf.

Sicher wurde das Verfahren, das jetzt benutzt wird (Einscannen + Vernichten der Orignale), vor ein paar Jahren für viele Millionen Euro etabliert und ein weiteres (moderneres) Verfahren zu etablieren, in dem sie gleich digitale Dokumente rechtssicher entgegennehmen können, kostet weitere Millionen.

Man darf auch dabei nicht die Zielgruppe außer acht lassen: Die Bundesbeamten, die dort hauptsächlich ihre Artzrechnungen einreichen, dürften generationsmäßig eher mit der Verarbeitung von Papierdokumenten vertraut sein. (Die jüngeren Bundesbeamten sind im Moment noch gesund genug, dass sie kaum relevant sind.)

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
bei Antwort benachrichtigen
mumpel1 mawe2

„Sicher wurde das Verfahren, das jetzt benutzt wird Einscannen Vernichten der Orignale , vor ein paar Jahren für viele ...“

Optionen

Bei uns kommen die meisten Beamten ohnehin zu uns ins BSW-Büro. Da hätte ich kein Problem das Zeugs zu digitalisieren. Würde auch Papier sparen wenn die Kopie digital vorliegt anstatt Druckkosten zu generieren.

bei Antwort benachrichtigen
fakiauso Eugen909.gast_autor

„Der Weg zum papierlosen Büro“

Optionen

Das diese ganzen prinfo-Dinger schlicht SEO-Content sind, der Nickles im schlechtesten Falle ein paar Klicks und im besten Falle ein paar neue User bringt, habt ihr schon gemerkt?

Ich meine aus Sicht von Nickles ist das ok, wenn über diese Form der Werbung hier etwas leben dazu kommt.

Ob die Beiträge selber wirklich diskussionswürdig sind? Ein unauffälliger "Push" alle paar Tage tät´s ggf. auch;-)

Wenn die Welt gerettet wurde, wird es durch Frauen geschehen sein...
bei Antwort benachrichtigen
mawe2 fakiauso

„Das diese ganzen prinfo-Dinger schlicht SEO-Content sind, der Nickles im schlechtesten Falle ein paar Klicks und im besten ...“

Optionen
Das diese ganzen prinfo-Dinger schlicht SEO-Content sind, der Nickles im schlechtesten Falle ein paar Klicks und im besten Falle ein paar neue User bringt, habt ihr schon gemerkt?

Wie kommst Du drauf, dass solch ein Content neue User für Nickles bringt?

Ich bin immer davon ausgegangen, dass Nickles-User auf die (meist fragwürdigen) im Beitrag verlinkten Seiten gelockt werden sollen. Aber wie sollen dadurch neue User bei Nickles generiert werden?

Ich meine aus Sicht von Nickles ist das ok, wenn über diese Form der Werbung hier etwas leben dazu kommt.

Dieser Beitrag hier hatte ja wenigstens etwas inhaltliche Substanz. Da kann man ja tatsächlich auch mal sinnvoll drüber diskutieren, wenn man sich mit der Materie des papierarmen Büros ohnehin beschäftigt.

Andere Beiträge a la "mehr RAM ist immer besser als weniger RAM" könnte man sich tatsächlich sparen.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
bei Antwort benachrichtigen
fakiauso mawe2

„Wie kommst Du drauf, dass solch ein Content neue User für Nickles bringt? Ich bin immer davon ausgegangen, dass ...“

Optionen
Wie kommst Du drauf, dass solch ein Content neue User für Nickles bringt?
Ich bin immer davon ausgegangen, dass Nickles-User auf die (meist fragwürdigen) im Beitrag verlinkten Seiten gelockt werden sollen. Aber wie sollen dadurch neue User bei Nickles generiert werden?


Du bist doch sonst so schlau;-)

Das so ein Betreiben von Webseiten kostet, wirst Du sicher wissen.

Das dann das Geklicke auf die Seiten in den Beiträgen für Nickles wahrscheinlich etwas abwirft, hast Du doch auch erkannt. Ggf. ist dann ein möglicher Nebeneffekt davon, dass auch mal ein Nutzer bei Nickles hängenbleibt, der über so einen Beitrag stolpert...

...und mit dem Antworten hier haben Du und ich dann immerhin diesen suchmaschinenoptimierten prinfo-Beitrag wieder fein hoch geschoben;-)

Also immer fleissig bei allen solchen Beiträgen etwas absondern, hilft auf jeden Fall.

Wenn die Welt gerettet wurde, wird es durch Frauen geschehen sein...
bei Antwort benachrichtigen
mawe2 fakiauso

„Du bist doch sonst so schlau - Das so ein Betreiben von Webseiten kostet, wirst Du sicher wissen. Das dann das Geklicke ...“

Optionen
Das dann das Geklicke auf die Seiten in den Beiträgen für Nickles wahrscheinlich etwas abwirft, hast Du doch auch erkannt.

Ja. (Dass Nickles Geld damit einnimmt, war ja auch gar nicht die Frage.)

Ggf. ist dann ein möglicher Nebeneffekt davon, dass auch mal ein Nutzer bei Nickles hängenbleibt, der über so einen Beitrag stolpert...

Ziemlich unwahrscheinlich, wenn die Beiträge meistens primitiv und abstoßend sind.

"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
bei Antwort benachrichtigen