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News: Uniflow 5 mit OCR-Belauschung

Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz

Michael Nickles / 9 Antworten / Baumansicht Nickles

Canon hat für Unternehmen eine modulare Lösung namens "uniFLOW" im Angebot. Damit sollen sich die Druck- und Kommunikationsabläufe in Firmen deutlich verbessern lassen. Und auch optimal überwachen. Uniflow registriert beispielsweise jeden Druck- und Kopiervorgang und die dadurch entstandenen Kosten.

Damit wissen Unternehmen genau, welche Kosten jeder Mitarbeiter beziehungsweise eine Abteilung produziert hat. Auch lassen sich Rechte exakt definieren: beispielsweise, dass bestimmte Mitarbeiter nur in Schwarzweiß drucken oder kopieren dürfen.

Eine detaillierte Produktbeschreibung gibt es hier von Canon: uniFLOW Software. Jetzt wurde bekannt, dass die neue Version 5 von Uniflow mit einer neuen diskussionswürdigen "Big-Brother"-Funktion kommt.

Sämtliche Druck- oder Kopiervorgänge lassen sich durch einen OCR-Schrifterkennungs-Mechanismus überwachen. Unternehmen beziehungsweise deren Administratoren können somit festlegen, bei welchen Begriffen (Worte oder Satzteile) in Dokumenten ein "Alarm" ausgelöst wird.

Der Druck-/Kopiervorgang wird in so einem Fall abgebrochen beziehungsweise unterbrochen. Der zuständige Administrator wird dann automatisch benachrichtigt und kriegt eine Kopie des betroffenen Dokuments im PDF-Format zugeschickt.

Angestellte in Unternehmen, bei denen keine Canon-Kopierer und -Drucker rumstehen, brauchen sich nicht in Sicherheit vor Überwachung wiegen: Uniflow funktioniert auch mit Nicht-Canon-Geräten.

Michael Nickles meint: Ich war zu faul zu recherchieren, was dieses Uniflow kostet - und wie viel Kohle für dessen Einrichtung und Auswertung anfällt. Durch die "OCR-Überwachung" haben Firmen gewiss die Möglichkeit beispielsweise zu verhindern, dass vertrauliche Firmenunterlagen - beispielsweise solche mit einem noch geheimen "Produktnamen" - von Unberechtigten dupliziert werden.

Funktionieren tut das wohl ja auch nur bei Geräten die übers "Netzwerk" genutzt werden, deren Nutzer also eindeutig zuordenbar sind. Wie ist das eigentlich bei großen normalen Kopierern, die im Gang einer Abteilung für viele bereitstehen? Müssen die sich dann immer erst mit einer persönlichen "Geheimnummer" am Gerät anmelden, bevor sie kopieren dürfen?

Oder gibt es vielleicht gar Kopierer, bei denen eine heimliche Überwachungskamera drinnen steckt, die den Benutzer filmt? Diskussionswürdig ist gewiss, ob die OCR-Sache Firmen wirklich einen Mehrgewinn an Sicherheit bringt, oder eher ein neues Sicherheitsrisiko. Wer garantiert, dass ein Administrator nicht ein banales Wort wie "und" in die Alarm-Liste einträgt und dann eine Kopie jedes Dokuments kriegt?

Mit welchem Mechanismus werden die Administratoren in Firmen überwacht? Bleibt schließlich noch der Verweis auf diese News vom April 2010, die im Zusammenhang gewiss lesenswert ist: Gebrauchte Kopierer sind digitale Zeitbomben

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Ger@ld Michael Nickles

„Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz“

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Wer garantiert, dass ein Administrator nicht ein banales Wort wie "und" in die Alarm-Liste einträgt und dann eine Kopie jedes Dokuments kriegt?

das fragte schon Lenin: wer kontrolliert die Kontrolleure? ;-)
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ChrE Ger@ld

„ das fragte schon Lenin: wer kontrolliert die Kontrolleure? - “

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Hallo,

> das fragte schon Lenin: wer kontrolliert die Kontrolleure? ;-)

Naja, das war dann der Genosse Stalin. Der hat das gerne und mit großer Effizienz gemacht...

> Mit welchem Mechanismus werden die Administratoren in Firmen überwacht?

Ist schon toll, wie sich die gesamte IT immer mehr gegen die Menschen richtet.
Das kann auf lange Sicht ganze Gesellschaften töten. Stichwort: Messer im Kopf.

Gruss

ChrE

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Nashörnchen ChrE

„Hallo, das fragte schon Lenin: wer kontrolliert die Kontrolleure? - Naja, das...“

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> das fragte schon Lenin: wer kontrolliert die Kontrolleure? ;-)

Naja, das war dann der Genosse Stalin. Der hat das gerne und mit großer Effizienz gemacht...


Naja, das war dann wohl doch noch ein paar Jahrhunderte älter: Der ursprüngliche Spruch »Quis custodiet ipsos custodes« (Wer bewacht die Wächter?) stammt aus Decimus Iunius Iuvenalis (58-140) »Satiræ« (VI, 347f), in denen ein eifersüchtiger Ehemann seine Frau durch einen Sklaven bewachen läßt.

Macht die Sache aber nicht unbedingt besser...
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Andreas42 Michael Nickles

„Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz“

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Hi!

Die angesprochenen Pun kte klingen für Otto-Normaluser erst einmal etwas abgehoben und "verdächtig". Wenn man aber die Situation aus Sicht des Unternehmens kennt, dann versteht man, dass es bei den ganzen Punkten um relativ normale Anforderungen geht. Mit Unternehmen meine ich jetzt keine 20 Personen-Firma, sondern solche, die ihre Mitarbeiterzahlen in 100er oder 1000er Schritten zählen.

Der Punkt des Controlling ist in solchen Unternehmen wichtig. Auch wenn Controller der natürliche Feind der planenden und produzierenden Mitarbeiter sind, kann man die Sache trotzdem mal nüchtern betrachten. ;-)
Ich finde, dass wir wir im Deutschen "Controlling" vorschnell mit "Kontrolle" übersetzen. Eigentlich wäre "Steuerung" richtig und zwar die Kosten-Steuerung.

Das grosse Unternehmen wissen wollen, wo welche internen Kosten herkommen ist relativ normal. Um die Kosten steuern zu können, muss man sie erst einmal erfassen können. Daher ist der Wunsch festzustellen welche Abteilung welche Druckkosten erzeugt, nichts ungewöhnliches. (Drucker-Leasingverträge können an Seitenzahlen gebunden sein, da kann es sinnvoll sein, rechtzeitig ein "Überlaufen" zu erkennen und gegebenenfalls ein zweites Gerät aufzustellen.)

Sicherheitsaspekte sind aktuell noch kein grosses Thema, aber ich selbst habe schon vergessene Bewerbungsausdrucke von Kollegen in Druckern gefunden. Es macht durchaus Sinn, sicherzustellen, dass die Ausdrucke nur da ankommen, wo man sie auch sofort abholt. Da ist die PIN-Sache, die den Ausdruck am Drucker selbst freigibt, durchaus eine Sache die für etliche Firmen Sinn machen könnte.

Die Sache mit OCR kenne ich bei Ausdrucken schon seit Jahren, allerdings aus einem völlig anderen Grund: das gehört zu professionellen Archivierungslösungen. Die Verschlagwortung der archivierten Ausdrucke erfolgt über eine OCR-Lösung.

Kurz zum Hintergrund: man will die gedruckten Dokumente archivieren. Er reicht nicht die gedruckten Daten zu speichern (die bei modernen ERP-Systemen ja sowieso in der Datenbank liegen). Der technische Ansatz soll dabei unabhängig von der druckenden Anwendung sein. Beim Ausdruck einer Rechnung wird die z.B. parallel auf den Drucker in Papier ausgegeben und vom Archivierungstool am Drucker abgegriffen (und i.d.R. in ein PDF gesichert). Um das Dokument später im Archiv wieder aufspüren zu können wird es verschlagwortet, d.h. man "scannt" festgelegte Bereiche im Dokument nach festgelegten Kriterien ab und speichert die Information zur späteren Suche mit ab. Bei einer Rechnung würde man z.B. die Rechnungsnummer und die Kundennummer scannen und speichern.

Das "Scannen" erfolgt dann mit Hilfe einer OCR-Lösung in den zum Druck aufbereiteten Daten (wenn nicht sowieso in ein PDF gedruckt wird, das durchsuchbar angelegt wird, was auch den Einsatz einer OCR-Lösung bedeutet).

Es ist aber sicherlich richtig, dass man nach der Verschlagwortung auch Filter und Standardsuchen im Archivindex laufen lassen könnte. Ich habe aber noch nie gehört, dass man das macht, zumal normalerweise nur die Dokumente im Archiv landen, da man aus gesetzlichen Gründen sichern muss.

Die Canon-Drucklösung bietet laut der Herstellerinformation auch die Archivierung der Drucke an, da würde die OCR-Sache also durchaus passen.

Eine zweite Anwendung bei der Canon-Lösung ist, dass sie das Scannen im Netzwerk unterstützt und dabei ebenfalls eine OCR über gescannten Dokumente laufen lässt um so bearbeitbare Dokumente zu erzeugen.

Bemerkenswert (d.h. neu für mich) ist dass die Canon-Lösung offenbar Druckaufträge automatisch umleiten kann, wenn der Ausdruck auf dem neuen Zielgerät günstiger ist. Das basiert offenbar auf Regelsets, die in einem zentralen "Druckserver" hinterlegt sind. Dass man dann auch gleich "Druckrechte" vergeben kann, ist eine naheliegende Sache. Ich habe auch schon erlebt, dass ein Farblaser im Büro fast nur für private Ausdrucke genutzt wurde. ;-)

Die ganze moderne Unternehmenssteuerung (= Controlling) beruht auf dem Erfassen von Kennzahlen. Die Produktionssteuerung erfordert ebenfalls das Zuordnen von Informationen zu Produkten, Maschinen und Mitarbeitern (i.d.R. wird in der Arbeitsvorbereitung festgelegt, was, wo und vom wem produziert wird; dabei berechnet die zentrale EDV die konkreten Herstellkosten eines Auftrages, was wieder eine Kennzahl für das Controlling ist). Das ganze auf den Druck auszuweiten ist eigentlich gar kein grosser Schritt mehr (und festzulegen wer, was, wo druckt).

Das Missbrauchs- und Überwachungspotential ist generell da, weil die Daten da sind und es ohne diese Daten nicht geht. "Ein Teufelskreis!" (Zitat T.V. Kaiser)

Aber vermutlich will das wieder keiner wissen. ;-)

Bis dann
Andreas

Kein Popcorn! "Mist!" (Zitat Bernd das Brot) Wieso ist kein Popcorn mehr da? Immer wenn es spannend wird! Menno!
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Andreas42

Nachtrag zu: „Hi! Die angesprochenen Pun kte klingen für Otto-Normaluser erst einmal etwas...“

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Hi!

Die aktuelle c't (kam Gestern raus) hat die Sache ebenfalls in einer Kurzmeldung aufgenommen. Das liest sich dort, wie es Mike bereits befürchtet hatte. Online gibt ebenfalls eine kurze Meldung bei Heise.de:

http://www.heise.de/security/meldung/Canon-Kopierer-als-Petze-1107824.html

IMHO eine bedenkliche Entwicklung.

Bis dann
Andreas

Kein Popcorn! "Mist!" (Zitat Bernd das Brot) Wieso ist kein Popcorn mehr da? Immer wenn es spannend wird! Menno!
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The Wasp Michael Nickles

„Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz“

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Das Computerzeitalter ist Fluch und Segen zu gleich. Vor der Totalüberwachtung schützt uns derzeit nur der hohe Administrationsaufwand und die damit verbundenen Kosten. Für die Zukunft sehe ich allerdings schwarz. Die Software wird immer intelligenter und wir werden immer gläserner.

Im Arbeitsrecht gibt es eigentlich ein gutes Instrument, um die Überwachung zu regulieren und dieses Instrument ist der Betriebsrat. Leider sind viele deutsche Betriebsräte zahnlose Tiger oder Schmusekatzen der Arbeitgeber und in manchen Betrieben gibts nicht mal die...

Ende
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gelöscht_300542 Michael Nickles

„Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz“

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OCR wird von unseren Lexmark-Druckern zwar nicht unterstützt, aber von allen an unserem Schulnetzwerk angeschlossenen Druckern lassen sich über Netz Verschleiß diverser Teile, Füllmenge der Druck-Kartusche und eine Druckstatistik abrufen.

mfg :)

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Joerg69 Michael Nickles

„Neue Canon-Lösung puscht Big Brother am Arbeitsplatz“

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Die Verschlagwortung der archivierten Ausdrucke erfolgt über eine OCR-Lösung.
Das geht bei Dokumenten, die die Firma selbst erstellt, doch viel einfacher und eleganter. Dokumente können direkt vom Text in ein PDF umgewandelt werden, brauchen somit nicht als Grafik gescannt zu werden, benötigen einen Bruchteil des Speicherplatzes und es ist Volltextsuche möglich.

Im Arbeitsrecht gibt es eigentlich ein gutes Instrument, um die Überwachung zu regulieren und dieses Instrument ist der Betriebsrat.
In kleinen und mittleren Unternehmen gibt es i. d. R. keine Betriebsräte.

Das Thema hat zwei Seiten der Medaille. Als Arbeitnehmer würde mich das fuchsen. Arbeitgeber sind vielleicht froh darüber, einen Schutz vor Spionage zu haben. Wobei dieser Schuß nach hinten losgehen kann. Wenn sich jemand Zugriff auf die gescannten Dokumente verschaffen kann, z. B. ein Systemverwalter, hat er ein sehr mächtiges Instrument, den gesamten Datenbestand der Firma zu putzen. Wo ich noch mehr Bedenken habe, daß sich Geheimdienste zu Zwecken der Wirtschaftsspionage da hineinwanzen. Und welchem Copy-Shop soll ich dann noch vertrauen? Schon heute mache ich keine Kopien mehr in Copy-Shops mehr aus diesem Grund, außer im Notfall.
Viele Grüße von Jörg
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mawe2 Michael Nickles

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Wie ist das eigentlich bei großen normalen Kopierern, die im Gang einer Abteilung für viele bereitstehen? Müssen die sich dann immer erst mit einer persönlichen "Geheimnummer" am Gerät anmelden, bevor sie kopieren dürfen?

Das ist doch schon länger üblich! Sonst könnte man dort gleich eine "Standleitung zum Papier- und Tonerlieferanten" einrichten.

Was sagt eigentlich Jürgen (Crusty_der_Clown) dazu?

Gruß, mawe2
"When bankers get together for dinner, they discuss Art. When artists get together for dinner, they discuss Money" (Oscar Wilde)
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